‘시간 리스트럭처링’ 기술

니시무라 아키라 <CEO의 다이어리엔 뭔가 비밀이 있다>

내가 기억하기 위해 쓴 발췌문.

시간 관리의 마인드

• 리스트럭처링이란 ‘재구축’이다. 어떻게 하면 제한된 자원을 효율적으로 배분하면서 최대의 이익을 얻을 수 있을 것인가라는 의미이다. 인생의 큰 목표가 명확해지면 목표를 향해 어떻게 접근할 것인가를 계획하고 시간을 효율적으로 안배하도록 리스트럭처링을 할 필요가 있다.
• 의식하지 않으면, 시간은 무한하게 있다는 착각을 하게 된다. 그러나 분명 시간은 한정되어 있고 자연히 비용이 발생하는 것이다. 샐러리맨이라면 연봉을 나누어 자신의 시급을 계산해서 그것을 메모지에 써서 지갑 속에 넣어 두거나 수첩의 첫 페이지에 써 두는 것이 좋은 방법이다. 당신의 1시간이 얼마나 귀중한 것인가를 자각하는 것이 첫 번째이다.
• 실력이 있는 사람이란 우선 일상 업무를 확실히 파악하고 거기에 플러스 알파의 어떤 가치를 붙일 수 있는 사람을 말한다. 다른 사람보다 정확하면서도 빠르게 할 수 있어야만 한치 앞선 일에 도전할 여유도 생기는 것이다.
• ‘바쁘기 때문에 쓸 수 없다’가 아니라 ‘바쁘기 때문에 쓰고 싶은 재료나 경험이 많아진다’고 지금은 확신을 갖고 말할 수 있다. 요점은 마음 먹기에 달렸다. 바쁘다는 것을 핑계로 삼고 있는 한 아무리 시간이 지나도 장애물을 뛰어넘을 수는 없을 것이다.
• 정상까지 올라간 사람은, 물론 실력은 두말 할 필요도 없겠지만, 역시 남을 배려하는 세심한 점에서 비범한 면이 있다는 생각을 하게 만든다. 중요한 것은 ‘바쁘지만 즐거운 여유’에 있다. 객관적으로 보기에 바쁜 게 틀림없지만 일을 자기 습관대로, 계획적으로, 하루하루의 일을 전략력으로 생각하는 사람이야말로 진정한 실력자인 것이다. 마음의 여유를 찾지 못하고 시간의 노예가 되는 것이 무엇보다도 어리석은 행동이다.

시간 관리의 요령

• 나는 가로 2.5cm, 세로 7.5cm 크기의 포스트잇을 항상 셔츠 주머니에 넣고 다니면서 해야 할 것이 생각나면 1항목씩 적어서 수첩에 붙였다. 굳이 셔츠 주머니에 넣고 다닌 이유는 회의 중이거나 전차 안이거나 혹은 화장실 안에서라도 생각이 떠오르면 바로 메모를 하기 위해서였다.
• 이 포스트잇 한장 한장이 ‘해야 할 일 리스트’가 된다. 아무리 작은 것이라도 흘리지 않고 써넣기 때문에 이 수첩을 보면 해야 할 일을 잊는 것을 방지할 수 있다.
• 이 포스트잇의 사용법에도 나름대로의 노하우가 있다. 수첩의 가늠끈을 금주의 예정 페이지에 꽂아 펼쳤을 때 항상 일주일을 한 눈에 볼 수 있도록 한다. 우선 수첩 오른쪽 면의 가장 오른쪽 열에 ‘금주에 꼭 해야 할 일’을 위에서부터 우선 순위로 붙인다. 그 왼쪽 열에는 ‘오늘 꼭 해야 할 일’을 그리고 지금 바로 처리해야 하는 일은 수첩의 왼쪽 면에 붙인다. 이미 끝난 일은 포스트잇이 아니라 수첩에 직접 기입한다. 이것은 나중을 위한 기록용이다. 하나의 작업을 끝내면 한 장의 포스트잇을 떼어 낸다. 전부 떼어 내면 일주일 동안 해야 할 일은 모두 완료한 것이다. 하지 못한 일은 다음 주의 페이지에 붙이면 된다.
• 예를 들어 사람을 기다리는 짧은 시간에라도 그 자리에서 바로 할 수 있는 것이 있다면 포스트잇의 일람표에서 찾아내서 순번을 무시하고 해 버린다. 아주 짧은 시간이라도 이 ‘해야 할 일 리스트’가 있으면 그냥 흘려 보내지 않을 수 있다.
• 나는 몇 가지 생활 패턴에 맞춘 스케줄 표를 만들어 두라고 권하고 싶다. 특히 샐러리맨이라면 대부분 매일 아침 같은 시간에 일어나 같은 전차를 타고 출근해서 회의나 거래처를 방문하는 등 업무상의 일정도 대부분 패턴화되었을 것이다. 업무를 마친 후의 행동에 대해서도 마찬가지이다. 곧바로 귀가하든가, 무엇인가 배우든가, 또는 동료와 한잔하는 등 선택의 폭이 정해져 있기 때문에 대부분 유형화할 수 있다고 생각한다. 우선 자신이 어떤 행동을 하고 있는가 행동 기록을 만들어 보는 것으로 행동 패턴을 파악해 두면, 스케줄 표 만들기에 큰 도움이 될 것이다. 이때 낭비되는 행동이 많다고 느껴지면 스케줄 표 만들기의 단계에서 수정도 가능하다.
• 1시간을 통틀어 일을 하는 게 아니라 55분과 5분으로 나눠 2가지 일을 할 수 있다. 이것은 55분 일하고 5분 쉰다는 것과는 조금 다르다. 이 5분도 독립된 업무 시간으로서 의미를 두는 것이다. 가능한 한 55분의 일과 5분의 일은 질이 다른 것을 조합시키는 것이 바람직하다. 기분 전환이 되기 때문이다. 나는 책상에 앉아 하는 업무 중간중간에 출장 준비, 쓰레기 버리기, 청소 등 몸을 움직이는 작업을 넣어 이것을 통해 기분 전환을 하고 있다. 이를 위해서도 어떤 작업에 몇 분 정도의 시간이 걸리는지를 평소에 파악해 둘 필요가 있다.
• 나는 시간 관리의 기본은 ‘공격’이라고 생각한다. 예정을 세운다고 해도 그것을 ‘소화한다’는 자세는 방어에 불과하며 마감에 ‘맞춘다’는 발상도 공격적이라고 말하기는 어렵다. 가끔 ‘철야로 납기를 맞췄다’라는 얘기를 듣는다. 어떻게 보면 열심히 일했고, 대단한 것처럼 보이지만 잘 생각해 보면 왜 철야를 할 수밖에 없었는가에 대한 의문이 남는다. 대부분의 경우는 처음부터 계획적으로 작업하지 않고 여유를 잡았기에 결과적으로 최후에 일이 밀려서 급하게 진행된 것은 아닐는지. 이것은 절대 공격적인 진행 방식이 아니다. 계획에 따라 좌지우지되는 것이 아닌, 보다 많은 일에 적극적으로 임하기 위해서는 공격적인 자세가 중요하고 이를 위해서는 아침형으로 생활 패턴을 조정하는 것이 최상이라고 생각한다.
• 100이라는 목표를 달성하기 위해서는 머리 속으로 100을 생각하지 말고 ‘300을 달성하려면 어떻게 해야 되는가’를 생각한다. 목표를 30쯤 높여 130 정도로 잡는다면 ‘어쨌는 하는 데까지 열심히 해보자’라는 정도로 정신 무장을 하므로 근본적인 개선을 하려는 생각은 하지 않는다. 그러나 목표를 단번에 3배로 잡으면 그냥 ‘열심히’ 하는 차원이 아니라 근본에서부터 임하는 자세를 바꾸게 된다.
• 구독하고 있는 신문은 일주일치를 모아서 체크하며, 월말에는 한 달치를 모아서 관심이 있는 분야를 테마 별로 스크랩하고 있다. 신문은 읽는 것이 아니라, 어떤 기사를 스크랩할 것인가를 ‘찾기 위해 펼치는 것’이다. 일주일치 신문의 스크랩 작업은 테이블 위에 신문을 펼쳐 놓고 의자 위에 올라서서 신문 전체를 쭉 훑어보며 필요한 기사만 발간 펜으로 표시해 둔다. 이 작업에 아주 신중을 기하고 있지만 한 면을 보는 데는 5초도 안 걸린다. 일주일치 신문 전부를 정리하는 데 1시간 정도면 충분하다.
• 경험상, 1시간에 1권의 잡기를 숙독하는 것보다 같은 1시간에 10권의 잡기를 훑어보는 것이 일을 하는 데 있어서는 훨씬 도움이 된다.
• 순조롭게 일을 처리하기 위해 ‘주문’을 걸 필요가 있으며 그 준비 과정을 생각해 보기로 하자. 처음부터 일을 본궤도에 올려 놓기가 어렵기 때문에, 일을 본궤도에 올리기까지의 순서를 ‘습관화’ 함으로써 기분 좋게 일할 수 있는 ‘분위기’를 조성해 보는 것이다. 나의 경우, 먼저 비누로 손을 씻는다. 그리고 커피를 마신다. 페퍼민트 과자도 먹는다. 이것으로 준비는 끝이다. 하지만 이것만으로 일할 기분이 나지 않으면, 책상 주위를 정리하고 청소를 하거나 쓰레기통을 비우기도 한다. 즉 물리적인 정리 정돈에 의해 기분을 환기시켜 이제 일을 해야 되겠다는 분위기를 만드는 것이다.
• 약속을 정한 단계에서 실제 약속 시간보다도 15분 빠른 시간을 스케줄 수첩에 적어 둔다. 작업 시간의 최소 시간이 15분이다. 약속은 거의 대부분 호텔의 로비나 커피숍에서 할 때가 많다. 소파에 편하게 앉아 상대방이 올 때까지 약속한 용건을 확인하거나, 수첩을 꺼내 오늘 중으로 해야 하는 일을 뺴놓지 않고 했는가를 체크한다. 또는 필요한 전화를 걸거나 엽서를 쓸 때도 있다. 그리고 잠깐 틈이 나는 시간에 읽으려고 가방에 넣어 두었던 잡지나 신문의 스크랩북을 꺼내 읽을 경우도 있다. 엽서도, 스크랩북도 언제나 쉽게 꺼낼 수 있도록 가방에 준비해 두는 것 또한 시간을 허비하지 않는 기술이다.
• 매주 금요일 밤부터 토요일에 걸쳐서는 힘든 상황을 넣지 않고 있다. 일요일은, 월요일부터 시작되는 일주일의 스케줄을 원활히 처리할 수 있도록 준비하는 날로 정해져 있다. 그렇기 때문에 내게 있어서 주말은 이 금요일 밤부터 토요일까지가 되며 한 주를 마감하는 귀중한 시간이 된다. 여느 떄는 신칸센이나 비행기 안에서 원고를 쓰는 등 일에 몰두하고 있지만, 금요일에 일을 끝내고 나면 맥주를 마시면서 음악을 듣거나 유머 잡지를 읽으며 한가롭게 보낸다. 그리고 집에 돌아와서는 한 주를 정리한 후 여유 있게 사색에 잠기거나 앞으로 무슨 일을 할 것인지에 대한 계획을 세운다. 평일이 ‘전술’을 구사하는 날이라 한다면, 이 금요일 밤은 다음으로 비약하기 위한 ‘전략’을 세우는 날이다.